Pour réussir un programme de numérisation, il faut suivre un certain nombre d’étapes allant de la conception à la réalisation, en passant par l’analyse des besoins et le respect du cadre législatif.
- Les résultats attendus
La première étape consiste à définir les objectifs à atteindre. Pourquoi veut – on numériser les documents ? Répondre à cette question permet de déterminer le type de programme à effectuer, le choix du format, les coûts associés, sa durée, les ressources nécessaires pour le réaliser.
Prendre les décisions appropriées en la matière exige une bonne connaissance du potentiel d’utilisation des documents d’où la collaboration des acteurs producteurs des documents ainsi qu’un plan détaillé de numérisation soutenu par la structure concernée. Définir un programme de numérisation des archives, c’est non seulement savoir où l’on va, mais aussi l’intégrer dans les priorités institutionnelles.
- Le choix des documents à numériser et durée du programme
Il faut déterminer les documents à numériser, dans quel ordre, quel temps doit prendre le programme.
Dans un programme de numérisation, on s’inscrit dans une perspective à long terme, autrement dit, prévoir les types et la quantité des documents à numériser au cour des mois et des années à venir. Une telle planification permet d’établir les priorités à cour et à long terme et de prévoir les besoins y afférant.
Lorsque la numérisation répond à des impératifs de gestion documentaire (documents actifs ou semi – actifs) ou de conservation à long terme (documents inactifs), le choix des documents à numériser doit se faire prioritairement en fonction des délais prescrits par le calendrier de conservation.
Il faut donner la priorité aux documents volumineux qui doivent être conservés de manière permanente, plutôt qu’à d’autres qui, selon le calendrier de conservation doivent être éliminés dans un avenir proche.
III. La numérisation proprement dite
Cette opération peut être effectuée à l’interne si les ressources humaines existent ou bien par un fournisseur externe. Les avantages d’une numérisation à l’interne sont :
– une meilleure accessibilité des documents durant l’opération ;
– la réduction des risques liés à la manipulation des documents fragiles ;
– un meilleur contrôle de la qualité.
Le recours à l’expertise d’une entreprise présente les avantages suivants :
-l’accès à un personnel ayant une plus grande expérience et du matériel spécialisé ;
– la rapidité d’exécution du programme ;
– la formation du personnel chargé de gérer les documents ;
– un coût fixe
Quelque soit la méthode adoptée, il y’a des étapes à respecter :
- La préparation matérielle des documents avant et après la numérisation
- La numérisation des documents
- la vérification de la qualité en cours de réalisation et après
III.1 La préparation matérielle des documents
Il faut préparer les documents à numériser pour faciliter l’opération et réduire les risques de détérioration des documents et des équipements. Il faut classer les pages dans le bon ordre, déplier les documents, éliminer les doubles, retirer les agrafes, trombones, compter les pages etc.
Après la numérisation, il faut réorganiser les documents pour d’une part permettre leur utilisation, d’autre part pour pouvoir retracer rapidement un document qui doit être numérisé à nouveau pour une raison ou une autre.
III.2 La numérisation des documents
Elle doit être réalisée en s’assurant que l’on respecte les règles d’accès et de sécurité et la manière dont on manipule les documents sources de manière à ne pas les endommager.
III.3 La vérification de la qualité et de la quantité
Il faut évaluer les résultats en deux volets :
Quantitativement : il faut s’assurer que toutes les pages du document ont été numérisées. Soit on applique la méthode traditionnelle qui consiste à compter manuellement les pages avant la numérisation, et à comparer le résultat obtenu avec le nombre de pages effectivement numérisées, ou bien on se fie aux méthodes automatiques avec certains numériseurs ou logiciels de numérisation qui procèdent au cours de l’opération au marquage et au comptage des pages.
La qualité : l’élément déterminant reste, l’intégrité totale du document. Il faut s’assurer que le texte (et les annotations, le cas échéant) est lisible, qu’aucune phrase ou mot n’est coupé, que la résolution est suffisante etc.
Lorsque la numérisation est faite par un fournisseur externe, le détenteur des documents doit s’assurer que le fournisseur a respecté les normes de qualité et de contrôle convenues, qui doivent être indiquées dans le cahier des charges et le contrat d’exécution.
- LES EXIGENCES ARCHIVISTIQUES
La réussite d’un programme de numérisation repose sur une bonne analyse des besoins et un choix pertinent technologique mais aussi sur sa conformité aux principes et exigences archivistiques.
IV.1 Le calendrier de conservation
Il faut au préalable :
- Avoir un calendrier de conservation du document papier pour adapter le nouveau support au calendrier de conservation, revoir les périodes d’utilisation à l’état actif et semi –actif ainsi que le sort final.
- Soumettre ce calendrier de conservation à l’approbation des producteurs de documents surtout avant le démarrage du programme de numérisation et la destruction probable des documents papier.
La numérisation consistant en une reproduction d’un document en le convertissant d’un format analogique à un format numérique, il faut avoir de préférence le consentement et mieux l’accompagnement des producteurs des documents.
C’est à ce stade seulement qu’il devient possible d’entamer un programme réussi de numérisation de documents d’archives.
IV.2 Classification et classement
La théorie archivistique précise que tous les documents doivent être classés dans des dossiers, eux même rattachés à des rubriques du plan de classification de l’organisme. Cela vaut bien pour les documents sur support papier que les documents numérisés au cours de leur cycle de vie.
Le même plan doit servir à classer l’ensemble des documents que celui-ci soit inclus dans un Système Intégré de Gestion des Documents (SIGD) ou reproduit sur un disque en réseau.
Le recours à un logiciel de gestion intégré des documents facilite la gestion de ce type de dossiers, à l’aide de métadonnées spécifiques, en plus de rendre possible l’application des mêmes règles d’accès aux documents.
IV.3 Conservation et accès aux documents
Après identification et classement des documents numérisés, il faut les conserver de manière à en assurer la pérennité.
Il faut aussi s’assurer que l’accès aux documents numériques est conforme aux règles et procédures en vigueur dans l’organisme pour la gestion des documents.
C’est pour dire qu’il doit y’avoir des mécanismes de contrôle et de gestion des accès aux fichiers et répertoires, de façon à ce qu’une personne n’ayant pas droit d’accès aux documents papier ne puisse non plus avoir accès à la version numérisée.
- LES EXIGENCES TECHNIQUES D’UN PROGRAMME DE NUMERISATION
Parler d’exigences techniques dans un programme de numérisation revient à évoquer les éléments suivants : les outils de numérisation, la résolution des images, les formats de conservation des fichiers, les supports de conservation et de protection des fichiers.
V.1 Les outils de numérisation
Pour un programme de numérisation, il faut un certain nombre d’outils : des ordinateurs, écran, numériseur, unité de mémoire, logiciel de numérisation. Ce matériel doit correspondre aux normes et résultats attendus. Egalement, il faut mettre sur pied un programme de formation du personnel chargé de gérer le système.
V.2 Description des outils de numérisation
V.2.1 Les ordinateurs
Les ordinateurs sont au cœur de tout programme de numérisation. Pour ces ordinateurs, il faut porter une attention particulière sur :
– le système d’exploitation
– la capacité de stockage (la mémoire vive)
– la rapidité du processus
– les caractéristiques techniques du moniteur pour un affichage de qualité
V.2.2 L’écran
Un écran de numérisation doit au moins mesurer 19 pouces pour réduire la fatigue oculaire du personnel effectuant l’opération.
V.2.3 Les numériseurs
Evaluer les caractéristiques techniques en fonction des besoins : nombre de pages à numériser, la résolution optique, le traitement des formats, le comptage automatique des pages etc.
V.2.4 Les logiciels de numérisation
La plupart des numériseurs sont fournis avec un logiciel de numérisation répondant aux besoins courants. Cependant prendre en compte certaines caractéristiques techniques telles que sa fiabilité et sa convivialité.
V.3 La résolution
Une bonne résolution offre une qualité à l’image. La résolution est mesurée en pouces. Pour les documents textuels sur papier, une résolution de 300 pouces est suffisante pour reproduire les documents à leur taille originale.
V.4 Les supports de stockage
Deux types de supports existent, les supports optiques et les supports magnétiques.
Exemples de support optique : les CD – ROM, les DVD
Exemples de supports magnétiques : les disques magnétiques dont le temps d’accès aux données est plus rapide que les supports optiques, les cartouches magnétiques qui offrent une grande capacité de stockage à peu de frais.
