Conception et réalisation d’un programme de numérisation des archives judiciaires

Pour  réussir  un programme  de numérisation, il faut suivre un certain nombre d’étapes  allant  de  la  conception  à  la réalisation, en passant par l’analyse des besoins et le respect du cadre législatif.

1. Les résultats attendus

La première étape consiste à définir les objectifs à atteindre. Pourquoi veut – on numériser  les  documents ?  Répondre  à cette question permet de déterminer le type de programme  à effectuer, le choix du format, les coûts associés, sa durée, les ressources nécessaires pour le réaliser.

Prendre les décisions appropriées en la matière exige une bonne connaissance du potentiel d’utilisation  des documents d’où la collaboration des acteurs producteurs des documents  ainsi qu’un plan  détaillé de numérisation soutenu par la structure concernée. Définir  un  programme  de  numérisation  des archives, c’est non seulement savoir où l’on va, mais aussi  l’intégrer dans les priorités institutionnelles.

1. Le choix des documents à numériser et durée du programme

Il faut déterminer les documents à numériser, dans quel ordre, quel temps doit prendre le programme.

Dans un  programme  de  numérisation, on s’inscrit  dans  une perspective à long terme, autrement dit, prévoir les types et la quantité des documents à numériser au cour des mois et des années à venir. Une telle planification permet d’établir les priorités à cour et à long terme et de prévoir les besoins y afférant.

Lorsque  la  numérisation  répond à des impératifs de gestion documentaire (documents actifs ou semi – actifs) ou de conservation à long terme (documents inactifs), le  choix  des documents à  numériser doit  se faire prioritairement en fonction des délais prescrits par le calendrier de conservation.

Il faut donner la priorité aux documents volumineux qui doivent être conservés de manière permanente, plutôt qu’à d’autres qui, selon le calendrier de conservation doivent être éliminés dans un avenir proche.

III.  La numérisation proprement dite

Cette opération peut être effectuée à l’interne si les ressources humaines existent ou bien par un fournisseur externe. Les avantages d’une numérisation à l’interne sont :

– une meilleure accessibilité des documents durant l’opération ;

– la réduction des risques liés à la manipulation des documents fragiles ;

– un meilleur contrôle de la qualité.

Le recours à l’expertise d’une entreprise présente les avantages suivants :

-l’accès à un personnel ayant une plus grande expérience et du matériel spécialisé ;

– la rapidité d’exécution du programme ;

– la formation du personnel chargé de gérer les documents ;

– un coût fixe

Quelque soit la méthode adoptée, il y’a des étapes à respecter :

• La préparation matérielle des documents avant et après la numérisation
• La numérisation des documents
• la vérification de la qualité en cours de réalisation et après

III.1  La préparation matérielle des documents

Il faut préparer  les documents à numériser pour faciliter l’opération et réduire les risques de détérioration des documents et des équipements. Il faut classer les pages dans le bon ordre, déplier les documents, éliminer les doubles, retirer les agrafes, trombones, compter les pages etc.

Après la numérisation, il faut réorganiser les documents pour d’une part permettre leur utilisation, d’autre part pour pouvoir retracer rapidement un document qui doit être numérisé à nouveau pour une raison ou une autre.

III.2  La numérisation des documents

Elle doit être réalisée en s’assurant que l’on respecte les règles d’accès et de sécurité et la manière dont on manipule les documents sources de manière à ne pas les endommager.

III.3  La vérification de la qualité et de la quantité

Il faut évaluer les résultats en deux volets :

Quantitativement : il faut s’assurer que toutes les pages du document ont été numérisées. Soit on applique la méthode traditionnelle  qui  consiste  à  compter  manuellement  les pages avant la numérisation, et  à comparer  le  résultat  obtenu avec le nombre de pages effectivement  numérisées, ou bien on se fie aux méthodes automatiques avec certains numériseurs ou logiciels de numérisation qui procèdent au cours de l’opération au marquage et au comptage des pages.

La qualité : l’élément déterminant reste, l’intégrité totale du document. Il faut s’assurer que le texte (et les annotations, le cas échéant) est lisible, qu’aucune phrase ou mot n’est coupé, que la résolution est suffisante etc.

Lorsque la numérisation est faite par un fournisseur externe, le détenteur des documents doit s’assurer que le fournisseur a respecté les normes de qualité et de contrôle  convenues, qui doivent  être  indiquées dans le cahier des charges et le contrat d’exécution.

1. LES EXIGENCES ARCHIVISTIQUES

La réussite d’un programme de numérisation repose  sur une bonne analyse des besoins et un choix pertinent  technologique  mais aussi sur sa conformité aux principes et exigences archivistiques.

IV.1   Le calendrier de conservation

Il faut au préalable :

• Avoir un calendrier de conservation du document papier pour adapter le nouveau support au calendrier de conservation, revoir les périodes d’utilisation à l’état actif et semi –actif ainsi que le sort final.
• Soumettre ce calendrier de conservation à l’approbation des producteurs de documents surtout avant le démarrage du programme de numérisation et la destruction probable des documents papier.

La numérisation consistant en une reproduction d’un document en le convertissant d’un  format  analogique  à  un  format numérique, il faut avoir de préférence le consentement et mieux l’accompagnement des producteurs des documents.

C’est à  ce  stade  seulement  qu’il  devient  possible d’entamer un programme réussi de numérisation  de  documents  d’archives.

IV.2  Classification et classement

La  théorie  archivistique  précise  que  tous  les documents doivent être classés dans des dossiers, eux même rattachés à des rubriques du plan de classification de l’organisme. Cela vaut bien pour  les  documents  sur support papier que les documents  numérisés  au  cours  de  leur  cycle  de  vie.

Le  même  plan  doit  servir  à classer l’ensemble des documents que celui-ci soit inclus  dans  un  Système  Intégré  de  Gestion  des Documents (SIGD) ou reproduit sur un disque en réseau.

Le recours  à  un logiciel de gestion intégré des documents facilite la gestion de ce type de dossiers, à l’aide de métadonnées spécifiques, en plus de rendre possible l’application des mêmes règles d’accès aux documents.

IV.3  Conservation et accès aux documents

Après  identification  et  classement  des  documents  numérisés, il faut les conserver de manière à en assurer la pérennité.

Il faut aussi s’assurer que l’accès aux documents  numériques  est conforme aux règles et procédures en vigueur dans l’organisme pour la gestion des documents.

C’est  pour  dire qu’il  doit  y’avoir des  mécanismes de contrôle et de gestion des accès aux fichiers et répertoires, de façon à ce qu’une personne n’ayant pas droit d’accès  aux  documents papier  ne  puisse  non plus avoir accès à la version numérisée.

1. LES EXIGENCES TECHNIQUES D’UN PROGRAMME DE NUMERISATION

Parler  d’exigences  techniques  dans un programme de numérisation  revient à évoquer les éléments suivants : les outils de numérisation, la résolution des images, les formats de conservation des fichiers, les supports de conservation et de protection des fichiers.

V.1  Les outils de numérisation

Pour un programme de numérisation, il faut un certain nombre d’outils : des ordinateurs, écran, numériseur, unité de mémoire, logiciel de numérisation. Ce matériel doit correspondre  aux  normes  et  résultats attendus. Egalement, il faut mettre  sur pied  un programme de formation  du  personnel chargé de gérer le système.

V.2  Description des outils de numérisation

V.2.1   Les ordinateurs

Les ordinateurs sont au cœur de tout programme de numérisation. Pour ces ordinateurs, il faut porter une attention particulière sur :

– le système d’exploitation

– la capacité de stockage (la mémoire vive)

– la rapidité du processus

– les caractéristiques techniques du moniteur pour un affichage de qualité

V.2.2   L’écran

Un écran de numérisation doit au moins mesurer 19 pouces pour réduire la fatigue oculaire  du personnel  effectuant l’opération.

V.2.3   Les numériseurs

Evaluer les caractéristiques techniques en fonction des besoins : nombre de pages à numériser, la résolution optique, le traitement des formats, le comptage automatique des pages etc.

V.2.4   Les logiciels de numérisation

La plupart des numériseurs sont fournis avec un logiciel de numérisation répondant aux besoins courants. Cependant prendre en compte certaines caractéristiques techniques telles que sa fiabilité et sa convivialité.

V.3   La résolution

Une  bonne  résolution  offre  une  qualité  à l’image. La résolution est mesurée  en pouces. Pour les documents textuels sur papier, une résolution de 300 pouces est suffisante pour reproduire les documents à leur taille originale.

V.4   Les supports de stockage

Deux types de supports existent, les supports optiques et les supports magnétiques.

Exemples de support optique : les CD – ROM, les DVD

Exemples de supports magnétiques : les disques magnétiques dont le temps d’accès aux données est plus rapide que les supports optiques, les cartouches magnétiques qui offrent une grande capacité de stockage à peu de frais.